Een aanbesteding in Noord- Holland

Hoe kunt u als ondernemer inschrijven op een aanbesteding en waar moet u rekening mee houden? De gemeenten en verschillende overheidsorganisaties in Noord- Holland Noord werken op dezelfde manier. Hoe u als ondernemer uw kansen kunt vergroten leggen wij u uit.

Welke aanbestedingsprocedures zijn er?

1-op-1 procedure we vragen aan één ondernemer om een offerte uit te brengen
Meervoudige onderhandse procedure we vragen aan meerdere ondernemers om een offerte uit te brengen
Nationale of Europese procedure we doen een algemene aankondiging binnen Nederland of Europa. Iedere ondernemer die voldoet, kan en mag inschrijven

Wij moeten opdrachten boven een bepaald bedrag aanbesteden. Waar mogelijk nodigen we bij onderhandse opdrachten zowel ondernemers binnen als buiten de regio uit. Dit omdat de regio voor ons van belang is en wij een gezonde concurrentie belangrijk vinden. Waar vindt u onze aanbestedingen? Alle nationale en Europese aanbestedingen kunt u terugvinden op TenderNed. Afhankelijk van de organisatie schrijft u in via TenderNed of via een ander aanbestedingsplatform zoals Negometrix of CTM. Via deze platformen verlopen vaak ook de meervoudige procedures.

Waar moet u rekening mee houden?

Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen (MVO) Wij houden bij onze inkopen rekening met mens, natuur en milieu. Dit verwachten wij ook van u en uw offerte. Ook maken we bij bepaalde aanbestedingen afspraken over het creëren van arbeidsplaatsen, leerwerk- en stageplekken voor mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt. Dit heet Social Return on Investment (SROI). Gezamenlijke regionale inkoopvoorwaarden Om het u als ondernemer makkelijker te maken, gebruiken wij dezelfde inkoopvoorwaarden:

  • Gemeentelijke Inkoopvoorwaarden bij IT (GIBIT)
  • UAV en UAV GC voor gebouw, grond-, weg- en waterbouw
  • VNG inkoopvoorwaarden voor overige leveringen en diensten, inclusief addendum voor Noord-Holland Noord

U kunt zelfstandig of samen met andere ondernemers een offerte uitbrengen door een combinatie te vormen of gebruik te maken van een onderaannemer. Bijvoorbeeld als u niet zelfstandig kunt voldoen aan de eisen en voorwaarden.

Voorbereiding

  • Meld u aan bij TenderNed en vraag e-herkenning aan om meldingen en aanvragen te krijgen van nieuwe aanbestedingen.
  • Verdiep u in de overheidsorganisatie en de opdracht. Hoe ziet het beleid eruit? Is het een stad of juist een plattelandsgemeente? Hoe ziet de samenleving eruit? Wat zijn de doelstellingen van de opdracht?
  • Stel vragen en doe actief suggesties over zaken die onduidelijk zijn of beter kunnen in de aanbestedingsprocedure. Dit kan tijdens de vragenronde, ook wel de ‘nota van inlichtingen’ genoemd.

Uw offerte

  • Toon aan wat u onderscheidt van de andere inschrijvers, maar houd rekening met wat er gevraagd wordt.
  • Verplaats u in de beoordelaars. Weet wat de rol en functie is van de beoordelaars en stem uw offerte hierop af.
  • Laat de stukken ondertekenen door iemand die aantoonbaar tekenbevoegd is.
  • Zorg dat u op tijd in het bezit bent van alle gevraagde bewijsmiddelen. Bijvoorbeeld de gedragsverklaring aanbesteden (GVA) en een verklaring van de Belastingdienst. Het kan 8 weken duren voordat u de GVA krijgt.
  • Controleer of uw inschrijving compleet is. Als een inschrijving niet compleet is, mogen wij deze meestal niet meenemen in de beoordeling.
  • Lever uw inschrijving op tijd in, maar wel pas na de vragenronde.

Evaluatie

Leer van gelopen aanbestedingen door na afloop het proces te evalueren. Doe dit ook als u de aanbesteding niet heeft gewonnen.

Tips voor de contractperiode

  • Blijf tijdens de contractperiode op de hoogte van relevante ontwikkelingen en pas deze toe op de opdracht. Bijvoorbeeld op het gebied van duurzaamheid, digitalisering en lokale beleidsontwikkelingen.
  • Geef proactief feedback om zo de samenwerking te verbeteren.
  • Meld het ook als er problemen zijn tijdens de uitvoering of als zaken niet gaan zoals afgesproken.

Zie ook

Ondernemersplein